1
Érkeztetés
Rögzítés elektronikus vagy papíralapú csatornán, pontos alapadatokkal.
Ajánlott szerepkör: érkeztető vagy iktató jogosultságú ügyintéző, aki rendelkezik dokumentumfeltöltési és partnerkiválasztási hozzáféréssel.
Samu®AI Iktatórendszer
Modern AI támogatással a hatékony iratkezelésért
AI + audit + jogkövetés
Samu®AI dokumentum-életút egy helyen
Érkeztetés, validálás, kiosztás, iktatás, irattárazás: a rendszer végigvezeti a teljes folyamaton, és minden lépést visszakövethetően naplóz.
A nyitóoldal tájékoztató jellegű. A funkciók bejelentkezés után érhetők el.- Érkeztetési szám: automatikus képzés (pl. ERK/ÉV-000001).
- Jogosultság: hozzáférés szervezeti és felelősi kör alapján.
- Auditlánc: eseménytörténet, verziókövetés, integritásvédelem.
- Törlés helyett: sztornózás / lezárás a nyomvonal megőrzésével.
Bejövő iratok workflow-ja
2
Validálás
Tárgy, partner, csatolmány és kötelező mezők ellenőrzése.
Ajánlott szerepkör: validáló vagy admin jogosultságú felhasználó, aki javíthatja a hiányos metaadatokat és megnyithatja az előnézetet.
3
Kiosztás
Felelős, prioritás és határidő beállítása a követhető ügyintézéshez.
Ajánlott szerepkör: csoportvezető vagy kiosztási joggal rendelkező koordinátor, aki a szervezeti egység felhasználóihoz rendelhet ügyeket.
4
Iktatás
Akta-kapcsolat és iktatószám, majd teljes visszakövethetőség.
Ajánlott szerepkör: iktatási jogosultsággal rendelkező ügyintéző vagy iratkezelő, aki jogosult aktát választani vagy új ügyiratot nyitni.
Válasz / kimenő iratok workflow-ja
1
Kimenő irat előkészítése
Az ügyintéző elkészíti a válasz vagy kimenő irat tervezetét, és az aktához kapcsolja.
Ajánlott szerepkör: ügyintéző vagy ügygazda, aki jogosult az adott ügyiratban új kimenő tételt létrehozni.
2
Köröztetés indítása
A tervezet jóváhagyási sorra kerül (jóváhagyó, aláíró, kiadmányozó, expediáló).
Ajánlott szerepkör: az ügy felelőse vagy kijelölt koordinátor, aki jogosult köröztetési lánc indítására és módosítására.
3
Jóváhagyás és aláírás
A kijelölt szereplők sorrendben jóváhagyják, aláírják vagy visszaküldik javításra az iratot.
Ajánlott szerepkör: vezető/jóváhagyó, aláíró és kiadmányozó jogkörű felhasználók az előre rögzített workflow szerint.
4
Expediálás és naplózás
A véglegesített kimenő irat kiküldésre kerül, az események auditálhatóan rögzülnek.
Ajánlott szerepkör: expediáló vagy admin jogosultságú felhasználó, aki kezelheti a kézbesítési és kimenő állapotokat.
Folyamatok és modulok áttekintése
Érkeztetés és dokumentumátvétel
Az érkeztetési szakasz határozza meg a teljes ügyéletút minőségét: itt dől el, mennyire lesz gyors a keresés, mennyire pontos a kiosztás, és mennyire lesz visszakövethető az iktatás.
Részletek
Elektronikus és papíralapú érkeztetésnél egyaránt rögzül a beérkezés időpontja, csatornája, küldője, címzettje és tárgya. A pontos induló adatok csökkentik a későbbi javítások számát, ezért ajánlott már itt egységes partnerneveket és jól kereshető tárgymezőt használni.
Validálás és adatminőség
A validálás során válik egyértelművé, hogy az irat iktatásra alkalmas-e: itt ellenőrizhető a csatolmány, a kötelező mezők teljessége és a tartalmi pontosság.
Részletek
A tárgy, partner, kulcsszavak, felelős és határidő ellenőrzése ebben a lépésben a leghatékonyabb. Ha itt javítás történik, megelőzhető az, hogy az irat hibás státuszban vagy rossz akta-kapcsolattal kerüljön tovább, ami később audit- és keresési problémákat okozhat.
Kiosztás és felelősség
A felelős kijelölése biztosítja, hogy az ügy ne maradjon gazdátlan: a prioritás és a határidő segítségével egyértelműen láthatóvá válik a következő intézkedő és a teljesítési elvárás.
Részletek
A kiosztási döntésnél érdemes figyelembe venni a szervezeti egységet, a helyettesítési szabályokat és a vezetői jóváhagyási láncot. A jól beállított hozzáférési körök biztosítják, hogy minden felhasználó csak a rá tartozó iratokkal dolgozzon, miközben a vezetői kontroll megmarad.
Iktatás és ügyirat-kapcsolat
Iktatáskor kap az irat végleges azonosítót és ügyirat-kapcsolatot. Ez az a pont, ahol a dokumentum hivatalos nyilvántartási státuszt kap, és biztos hivatkozási alappá válik.
Részletek
A helyes akta kiválasztása biztosítja, hogy az ügy teljes dokumentumlánca együtt maradjon. Új ügy esetén új akta nyitása javasolt, folyamatban lévő ügy esetén pedig meglévő akta használata. Az iktatószám a későbbi ellenőrzések és exportok legbiztosabb hivatkozási pontja.
Kereshetőség és visszakeresés
Partner, kulcsszó, iktatószám, dátum és teljes szöveg alapján is visszakereshető az információ. Ez különösen fontos nagy iratmennyiségnél vagy határidős ügykezelésnél.
Részletek
Az összetett keresési feltételek (ÉS/VAGY logika) segítenek gyorsan leszűkíteni a találatokat. A pontos partneradatok, következetes kulcsszavazás és tiszta tárgymező közvetlenül javítja a találati pontosságot és csökkenti a manuális átnézési időt.
Biztonság, audit, megfelelőség
A rendszer a teljes életutat naplózza: létrehozás, megnyitás, módosítás, állapotváltás, lezárás és archiválás. Ez biztosítja az átlátható, ellenőrizhető és vitás helyzetben is bizonyítható működést.
Részletek
Törlés helyett sztornózás vagy lezárás használatos, hogy a nyomvonal teljes maradjon. A verziókövetés és a hash-alapú integritásvédelem segít kiszűrni az utólagos jogosulatlan módosításokat, így a nyilvántartás hitelessége hosszú távon is megőrizhető.
A rendszer bejelentkezés után használható teljes funkcionalitással
A nyitóoldal célja a folyamatok áttekintése. A modulok használatához bejelentkezés szükséges.